1. Inleiding
Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van Studio Boenkop, uitgebaat door Veldeman Consulting BV ("wij", "ons" of "onze"). Wij respecteren uw privacy en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, beveiligen en wat uw rechten zijn.
Verwerkingsverantwoordelijke:
Veldeman Consulting BV
Lebeke 94, 9450 Denderhoutem
Ondernemingsnummer: BE0747.858.221
E-mail: administratie@boenkop.be
2. Gegevens die wij verzamelen
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
- Adresgegevens: straat, postcode, stad, land
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer (indien van toepassing)
- Reserveringsgegevens: datum, tijd, duur van reserveringen, voorkeuren
- Herkomstgegevens: campagneparameters (utm) in de link waarmee u onze website bezocht, gekoppeld aan uw reservering of inschrijving om te meten welke campagnes werken. Hiervoor plaatsen wij geen cookie; de parameters worden enkel tijdens uw browsersessie onthouden.
- Betaalgegevens: betalingsstatus en -methode (wij slaan geen kaartgegevens op)
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, websitegebruik
- Beeldmateriaal: foto's en video's waarop u herkenbaar bent (alleen met uw toestemming)
- Communicatiegegevens: uw correspondentie met ons
Het verstrekken van contactgegevens, reserveringsgegevens en betaalgegevens is vereist om gebruik te maken van onze diensten. Andere gegevens zijn optioneel.
3. Hoe wij uw gegevens gebruiken
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Contractuele doeleinden:
- Verwerking en beheer van reserveringen
- Facturatie en betalingsverwerking
- Communicatie over uw reserveringen
- Versturen van bevestigingen en herinneringen
- Klantenservice en ondersteuning
Marketing (met uw toestemming):
- Versturen van nieuwsbrieven
- Informatie over nieuwe diensten en aanbiedingen
- Marketingcommunicatie
Gerechtvaardigd belang:
- Verbetering van onze diensten
- Websitestatistieken en gebruiksanalyse
- Beveiliging van onze systemen
Wettelijke verplichtingen:
- Fiscale en administratieve doeleinden
- Naleving van boekhoudwetgeving
4. Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:
- Contractuele noodzaak: voor het uitvoeren van reserveringsovereenkomsten en gerelateerde dienstverlening
- Toestemming: voor nieuwsbrieven, marketing en publicatie van beeldmateriaal
- Gerechtvaardigd belang: voor verbetering van dienstverlening, websiteanalyse en systeembeveiliging
- Wettelijke verplichting: voor fiscale en administratieve doeleinden
5. Gegevens delen met derden
Wij delen uw gegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is:
Met uw toestemming:
- MailerLite: voor het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie (alleen bij inschrijving nieuwsbrief)
- Sociale media en portfolio: voor publicatie van beeldmateriaal (alleen met expliciete toestemming)
Voor contractuele doeleinden:
- Betalingsverwerkers: voor het verwerken van betalingen
Wettelijke verplichting:
- Overheidsinstanties: wanneer wettelijk verplicht (bijv. belastingdienst, gerechtelijke autoriteiten)
Hosting: Wij hosten alle gegevens op onze eigen beveiligde servers binnen Europa, waardoor er geen gegevensoverdracht naar derden plaatsvindt voor hosting.
6. Internationale gegevensoverdracht
Voor MailerLite (nieuwsbrief) worden gegevens mogelijk overgedragen naar landen buiten de Europese Unie. MailerLite heeft passende waarborgen getroffen conform de AVG-vereisten.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen:
- SSL-encryptie voor alle gegevensoverdracht
- Beveiligde opslag op eigen servers binnen Europa
- Toegangsbeheer en sterke authenticatie
- Regelmatige beveiligingsupdates van systemen
- Fysieke beveiliging van serverlocatie
- Back-up procedures
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Reserverings- en facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Accountgegevens: tot uw account wordt verwijderd of u uw gegevens laat verwijderen
- Nieuwsbriefgegevens: tot u zich uitschrijft
- Technische logs en websitestatistieken: maximaal 12 maanden
- Camerabeelden: maximaal 30 dagen
- Beeldmateriaal: tot intrekking van uw toestemming
9. Uw rechten onder de AVG
U hebt de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering: u kunt uw gegevens laten verwijderen (behoudens wettelijke bewaarplicht)
- Recht op beperking: u kunt de verwerking laten beperken
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Recht op intrekking toestemming: u kunt eerder gegeven toestemming intrekken
Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via administratie@boenkop.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
10. Cookies en tracking
Onze website gebruikt cookies voor:
Noodzakelijke cookies (automatisch geplaatst):
- Functioneren van het boekingssysteem
- Inlogfunctionaliteit
- Beveiligingsdoeleinden
Analytische cookies (met uw toestemming):
- Websitestatistieken en gebruiksanalyse
- Verbetering van gebruikerservaring
U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website of via uw browserinstellingen.
11. Profielen voor fotografen en modellen
Op onze site kunnen fotografen en modellen zich vrijwillig inschrijven voor een publiek profiel, zodat ze elkaar kunnen vinden voor shoots. Voor deze dienst geldt aanvullend:
- Publicatie enkel met toestemming: een profiel komt pas online na uw expliciete akkoord (rechtsgrond: toestemming, art. 6.1.a AVG) en na goedkeuring door ons. Wij bewaren het tijdstip van uw akkoord en de exacte tekst waarmee u instemde.
- Publiek zichtbaar: uw naam, regio, rol, stijlen, ervaringsniveau, samenwerkingsbasis, beschikbaarheid, omschrijving, foto's en uitsluitend de links (Instagram/website) die u zelf koos om te tonen.
- Nooit publiek: uw e-mailadres, telefoonnummer, uw aandachtspunten ("wat wil ik niet doen") en opmerkingen. Deze zijn alleen zichtbaar voor ons.
- Berichten: contact verloopt via ons platform. E-mailadressen worden pas wederzijds gedeeld nadat de profielhouder op een bericht antwoordt.
- Zoekmachines: profielen worden standaard niet geïndexeerd door zoekmachines, tenzij u daar expliciet voor kiest.
- Beheer en verwijdering: u beheert uw profiel via een inloglink per e-mail. U kunt uw profiel op elk moment pauzeren of definitief verwijderen; bij verwijdering worden uw gegevens, foto's en berichten echt gewist. Uw toestemming intrekken kan dus op elk moment.
- Minderjarigen: profielen van personen jonger dan 18 jaar worden alleen gepubliceerd na ontvangst en controle van een handgetekende toestemming van ouders of voogd. Dit document bewaren we zolang het profiel bestaat.
- Bewaartermijn: profielgegevens bewaren we zolang uw profiel bestaat.
12. Camerabewaking
Binnen en rond Studio Boenkop is camerabewaking actief. De camerabewaking is er ter bescherming van de veiligheid van Studio Boenkop, haar medewerkers, klanten en modellen.
Belangrijke informatie:
- Camerabeelden worden enkel geconsulteerd bij het vaststellen van onregelmatigheden.
- Camerabeelden worden niet verspreid of gepubliceerd.
- Camerabeelden worden niet gedeeld met derden, tenzij wettelijk vereist.
- Beelden worden maximaal 30 dagen bewaard.
- U heeft het recht op inzage van beelden waarop u herkenbaar bent.
- Camerabeelden worden beveiligd opgeslagen op onze eigen servers binnen Europa.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor u of u anderszins significant beinvloedt.
14. Datalekken
In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat risico's met zich meebrengt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hiervan binnen 72 uur op de hoogte stellen en advies geven over de te nemen maatregelen.
15. Leeftijdsvereisten
Onze diensten zijn bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Voor personen jonger dan 16 jaar is toestemming van ouders of voogden vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens.
16. Wijzigingen van dit privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen wanneer dit noodzakelijk is. Belangrijke wijzigingen worden bekendgemaakt via onze website. Bij substantiele wijzigingen die invloed hebben op uw rechten, stellen wij u per e-mail op de hoogte.
17. Contact en klachten
Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van uw rechten:
Studio BoenkOp
Uitgebaat door: Veldeman Consulting BV
Lebeke 94, 9450 Denderhoutem
Ondernemingsnummer: BE0747.858.221
E-mail: administratie@boenkop.be
Klachten indienen: Als u niet tevreden bent met hoe wij uw gegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Dit privacybeleid is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wetgeving.